Przejście na chmurowy pakiet biurowy Microsoft 365 (M365) to dla firm produkcyjnych sprawdzony sposób na rozpoczęcie transformacji cyfrowej. Aby jednak transformacja ta nie zakończyła się przedwcześnie, należy chronić dane przetwarzane w tej usłudze. Skutecznym sposobem są rozwiązania do kopii zapasowych dedykowane właśnie narzędziom Microsoft.
Pakiet Office towarzyszył biznesowi od lat - dziś istnieje on w formie chmurowej (cloud) jako Microsoft 365 (M365). Dla wielu polskich firm, również tych z gałęzi produkcji, przejście na narzędzia Microsoft w chmurze jest pierwszym krokiem w stronę transformacji cyfrowej. Chmura jest jednym z podstawowych elementów tej transformacji, jednocześnie umożliwiając zmianę sposobu pracy i zwiększenie efektywności.
Popularność M365 dotyczy nie tylko Polski, bowiem według najnowszych badań Eurostatu już prawie połowa europejskich firm z branży produkcyjnej korzysta z rozwiązań chmurowych. Pośród nich dominują usługi poczty elektronicznej (82,7%), usługi przechowywania plików (68,0%) i właśnie oprogramowanie biurowe (66,3%).
Chmurowe korzyści w M365
Nic w tym dziwnego - rozpoczęcie korzystania z Microsoft 365 jest relatywnie proste i pozwala zapoznać się z możliwościami rozwiązań cloud w ramach dobrze znanej grupy narzędzi. Jakie są to możliwości? Między innymi zwiększenie dostępności plików oraz samego oprogramowania, jak też usprawnienie komunikacji i poprawa współpracy.
Chmurowy pakiet biurowy Microsoft jest dostępny niezależnie od lokalizacji, dzięki czemu doskonale sprawdza się w produkcji, gdzie praca odbywa się zarówno w rozproszonych firmowych ośrodkach, jak i w terenie. Charakterystyczna dla chmury możliwość współdzielenia plików usprawnia komunikację w ramach działów przedsiębiorstwa i między nimi. Praca na wspólnych plikach zamiast przesyłania drogą mailową kolejnych iteracji projektu z poprawkami skraca drogę od pomysłu do gotowego produktu.
Uwaga na bezpieczeństwo danych
Podobnie jak w przypadku plików tworzonych w wersji “offline” takich narzędzi jak Word i Excel, przedsiębiorcy nadal muszą zadbać o ich dostępność i bezpieczeństwo. W chmurze Microsoft wyłącznym właścicielem danych jest klient, dlatego też to on odpowiada za ich bezpieczeństwo.
Wynika to z tzw. modelu współdzielonej odpowiedzialności, w ramach którego część obowiązków spoczywa na dostawcy, część na kliencie, a część może być wspólna. W myśl tej zasady Microsoft dba o stałą dostępność swoich aplikacji, a ochrona plików, a także kont w usłudze M365, leży po stronie firmy produkcyjnej.
Sytuacja, która obrazuje tę zależność, może przydarzyć się każdemu: pracownik przypadkowo usuwa ważny dokument, a w międzyczasie inna osoba opróżnia kosz. Pliku nie da się już odzyskać - chyba że wcześniej samodzielnie wykonaliśmy kopię zapasową.
Konsekwencje utraty danych w produkcji
Bez odpowiedniego zabezpieczenia posiadanych danych, każda firma z branży produkcyjnej narażona jest na szereg konsekwencji. Należą do nich:
- Utrata danych biznesowych, takich jak plany, wzorce czy harmonogramy, może spowodować opóźnienia i straty finansowe;
- Strata plików księgowych czy HR, które zawierają dane osobowe, stanowi naruszenie obowiązującego prawa i może wiązać się z karami finansowymi;
- Podatność na naruszenia danych i wycieki informacji wiąże się z ryzykiem utraty zaufania klientów.
